UDEF – ULUSLARARASI ÖĞRENCİ DERNEKLERİ FEDERASYONU
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI GENEL AYDINLATMA METNİ

2012 yılından bu yana 203 farklı ülkeden yaklaşık 60.000 uluslararası öğrencinin ihtiyaçları ve sorunları ile ilgilenmekte gösterdiğimiz önem ve hassasiyeti UDEF – ULUSLARARASI ÖĞRENCİ DERNEKLERİ FEDERASYONU olarak kişisel verilerin güvenliği hususunda da göstermektedir.Bu bilinçle, her türlü mecradaki ziyaretçilerimize ait özel ve genel nitelikli kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Kanun’a bağlı yürürlüğe koyulan ve koyulacak ikincil düzenlemelere (yönetmelik, tebliğ, genelge) ve bağlayıcı nitelikteki Kişisel Verileri Koruma Kurul’u tarafından alınmış ve alınacak kararlara uygun olarak işlenmesine, muhafaza edilmesine ve silinmesine de büyük önem göstermekteyiz. Bu sorumluluğumuzun bilinci ile Kanun’da tanımlı şekli ile “Veri Sorumlusu” sıfatıyla, kişisel verilerinizi aşağıda izah edildiği surette ve mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz.

VERİ SORUMLUSUNA İLİŞKİN BİLGİLER
Kanun uyarınca T.C Sivil Toplumla İlişkiler Müdürlüğü- İstanbul 1. Bölge Müdürlüğü’ne  kayıtlı, “Defterdar Mahallesi Fethi Çelebi Caddesi Fethi Çelebi Çıkmazı No:1 adresinde mukim UDEF-ULUSLARARASI  ÖĞRENCİ DERNEKLERİ FEDERASYONU’’ “Veri Sorumlusu”dur.

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI
203 farklı ülkeden yaklaşık 60.000 uluslararası öğrencinin ihtiyaçları ve sorunları ile 68 dernek ve 21 gönüllü irtibat aracılığıyla ilgilenen UDEF, gerek kanuni yükümlülüklerini doğrudan yerine getirirken, gerekse bu yükümlülükler ve verilen hizmetlerin dolaylı olarak gerektirdiği durumlarda Kişisel verilerin işlenmesine ihtiyaç duymaktadır. Bu anlamda kişisel verileriniz
UDEF tarafından;

• 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu Mevzuatı
• 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu
• 4857 sayılı İş Kanunu
• 488 Sayılı Damga Vergisi Kanunu
• 492 Sayılı Harçlar Kanunu
• 5187 Sayılı Basın Kanunu
• 5188 Sayılı Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanunun Uygulanmasına İlişkin Yönetmelik
• 5232 Sayılı Türk Ceza Kanunu
• 5271 Sayılı Ceza Muhakemesi Kanunu
• 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nda ve bu Kanun’a bağlı çıkarılan ikinci düzenlemelerde belirtilen yükümlülüklerimizi yerine getirmek,
• 5520 Sayılı Kurumlar Vergisi Kanunu
• 5651 Sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi Ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun
• 5809 Elektronik Haberleşme Kanunu
• 6098 Sayılı Türk Borçlar Kanunu
• 6102 Sayılı Ticaret Kanunu
• 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu’nda ve bu Kanun’a bağlı çıkarılan ikinci düzenlemelerde belirtilen yükümlülüklerimizi yerine getirmek,
• 48107 sayılı Vergi Muafiyeti Statüsüne Uygunluk yazısı
• Hükümlerine uyum sağlamak ve;
• 4857 sayılı İş Kanunu’nda ve bu Kanun’a bağlı çıkarılan ikinci düzenlemelerde belirtilen yükümlülüklerimizi yerine getirmek,
• 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nda ve bu Kanun’a bağlı çıkarılan ikinci düzenlemelerde belirtilen yükümlülüklerimizi yerine getirmek,
• 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu’nda ve bu Kanun’a bağlı çıkarılan ikinci düzenlemelerde belirtilen yükümlülüklerimizi yerine getirmek,
• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda ve bu Kanun’a bağlı çıkarılan ikinci düzenlemelerde belirtilen yükümlülüklerimizi yerine getirmek,
• 09.2008 tarihli Vakıf Kültür Varlıkları İhale Yönetmeliği
• Gerektiğinde ilgili kamu kurum ver kuruluşlarının, adli veya idari yargı mercilerinin ve kolluk güçlerinin ihtiyacı olan bilgileri sağlamak,

amaçlarıyla Kanun’da belirtilen sınırlar çerçevesinde hukuka, dürüstlük kurallarına uygun ve işbu amaçlarla her daim bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde işlenmektedir.

KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI
 Kişisel verileriniz, yukarıda sayılan amaçlar dahilinde, Kanun’un 8. ve 9. maddesinde belirtilen şartlara uygun olarak mevzuatta izin verilen gerçek ve tüzel kişilere, gerektiğinde yetkili diğer kamu kurum ve kuruluşlarına, adli ve idari yargı mercilerine, kolluk kuvvetlerine, iş ilişkisi içerisinde olduğumuz kurum ve kuruluşlara, insani yardım faaliyetleri ile ilgili otoritelere ve ilgili bakanlığa ve ortak faaliyet yürüttüğü aynı amaca sahip insani yardım derneklerine, dışarıdan hizmet alınan danışmanlık, teknoloji ve eğitim şirketlerine aktarılabilmektedir. 

KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMA YÖNTEMLERİ VE HUKUKİ SEBEPLERİ
Kişisel verileriniz; UDEF tarafından yetkilendirilmiş veri işleyen gerçek veya tüzel kişiler tarafından, e-posta, telefon, internet sitesi, muhtelif sözleşmeler, kağıt ortamında tutulan formlar ve tutanaklar gibi vasıtalarla otomatik ve otomatik olmayan yöntemlerle sözlü, yazılı veya elektronik ortamda toplanmaktadır.
Bu kapsamda; 

tipindeki özel ve genel nitelikli kişisel veriler Kanun’un 5. maddesinin 2/a-c-ç-e-f bentleri ve 6. maddesinin 3. fıkrası uyarınca, temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla ve UDEF’in meşru menfaatleri hukuki sebebine dayalı olarak işlenmektedir.
Yukarıda sayılanlar veri tipleri haricinde gönüllülerin dernek ve vakıf üyeliği, sivil toplum kuruluşlarına ilişkin üyelik bilgileri ve sosyal medya hesap bilgileri tipindeki genel ve özel nitelikteki kişisel verileriniz Kanun’un 5/1 ve 6/2 maddeleri kapsamında açık rızanız dâhilinde toplanacak ve işlenecektir. Bu anlamda tarafınızca imzalanan açık rıza metni, aydınlatma metninin ayrılmaz bir parçası olacaktır.

VERİ SAHİPLERİNİN KANUN KAPSAMINDAKİ HAKLARI
Dilediğiniz zaman UDEF’e başvurarak kişisel verilerinizin;

• İşlenip işlenmediğini, işlenme amacını ve amacına uygun kullanıp kullanılmadığı öğrenebilir ve işlenmiş ise bu konuda bilgi isteyebilir,
• Kanun’a uygun olarak yurt içinde ve yurt dışında bilgilerinizin paylaşıldığı üçüncü kişileri öğrenebilir,
• Bilgilerinizin eksik ya da hatalı işlendiğini düşünüyorsanız düzeltilmesini isteyebilir,
• Kanunun 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde bilgilerinizin silinmesini ya da yok edilmesini talep edebilir,
• Bilgilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere (c) ve (d) bentlerinde belirtilen taleplerinizin bildirilmesini ve aynı işlemleri gerçekleştirmelerini isteyebilir,
• Bilgilerinizin, otomatik sistemler ile analiz edilmesi nedeniyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz edebilir veya kanuna aykırı olarak kaydedildiğini veya kullanıldığını düşünüyorsanız ve bu sebeple zarara uğramışsanız zararın giderilmesini isteyebilirsiniz.

Bu amaçlarla yaptığınız başvurunun ek bir maliyet gerektirmesi durumunda, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından çıkarılan Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ ile belirlenen ücreti ödemeniz söz konusu olacaktır. Başvurunuza yazılı cevap verilmesi halinde ilk 10 (on) sayfaya kadar ücret alınmayacak, 10 (on) sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 TL işlem ücreti alınacaktır. Başvurunuza verilecek cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde ise, kayıt ortamının maliyeti kadar ücret tarafınıza yansıtılacaktır.
Başvurunuzda yer alan talepleriniz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde sonuçlandırılacaktır.
Kanun kapsamındaki haklarınızdan yararlanmak için başvurularınızı, Türkçe olmak kaydıyla yazılı olarak UDEF’e  iletebilir, detaylı bilgi almak için Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun internet sayfasını ziyaret edebilirsiniz.
Başvurularınızı;

• udef.org.tr adresinde bulunan formu doldurduktan sonra ıslak imzalı bir nüshasının bizzat elden veya noter aracılığı ile “Defterdar Mahallesi Fethi Çelebi Caddesi Fethi Çelebi Çıkmazı No:1” adresine iletilmesi,
• udef.org.tr adresinde bulunan formun doldurulup 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamındaki “güvenli elektronik imzanızla imzalandıktan sonra güvenli elektronik imzalı formun [email protected] adresine kayıtlı elektronik posta ile gönderilmesi,

yöntemlerinden biriyle yapabilirsiniz.

Kişisel veri sahibi olarak sahip olduğunuz ve yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için yapacağınız ve kullanmayı talep ettiğiniz hakka ilişkin açıklamalarınızı içeren başvuruda; talep ettiğiniz hususun açık ve anlaşılır olması, talep ettiğiniz konunun şahsınız ile ilgili olması veya başkası adına hareket ediyor iseniz bu konuda noter tarafından tasdiklenmiş özel vekâletnamenizi ibraz etmeniz gerekecektir.
Başvurularınızda, ad-soyad, imza, T.C. kimlik numarası, ikamet veya işyeri adresi, e-posta adresi, telefon ve faks numarası, talep konusu unsurlarının bulunması “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ” uyarınca zorunludur. Söz konusu unsurları barındırmayan başvurular UDEF tarafından reddedilecektir.
UDEF’in  işbu aydınlatma metninde Kanun’dan, ikincil düzenlemelerden ve Kurul kararlarından doğan sebeplerle değişiklik yapma hakkı her zaman saklıdır. Aydınlatma metninde yapılacak değişiklikler ve güncel metin tarafınıza tebliğ edildiği tarih itibariyle derhal geçerlilik kazanacaktır.
UDEF ULUSLARARASI ÖĞRENCİ DERNEKLERİ FEDERASYONU

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN GÖNÜLLÜ RIZA BEYANI
 Kurumda görünen yerlere asılan ve kurumun internet sitesinde yayınlanan aydınlatma metnini ve bilgilendirme yazısını okuduğumu, Gönüllü olarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında, kişisel verilerimin; ULUSLARARASI ÖĞRENCİ DERNEKLERİ FEDERASYONU ( UDEF ) tarafından başta kanunlardaki esaslar ve yükümlülükler çerçevesinde olmak üzere Aydınlatma Metninde belirtilen; 
Biyometrik fotoğraf, Fotoğraf, Uyruk, Üye olunan STK'lar, Adli Sicil Kaydı

 SAĞLIK DURUMU BİLGİLERİ
Düzenli kullanılan ilaçlar, Geçirilen ameliyatlar, Kan grubu bilgileri, Kullanılan protezler, Sağlık sorunları, Özür ve engel durumu bilgileri
Gibi Kişisel Verilerimin, UDEF ’İn amaç ve yöntemleri ile hukuki sebepler dâhilinde toplanmasına, kaydedilmesine, işlenmesine, aktarılmasına ve saklanmasına yönelik bilgilendirildiğimi Aydınlatma metninde belirtilen ilkeler ve amaçlarla sınırlı kalmak kaydıyla özel nitelikteki kişisel verilerimin UDEF tarafından toplanmasına, kaydedilmesine, işlenmesine, aktarılmasına ve saklanmasına açık rıza gösterdiğimi kabul ve beyan ederim.
Ayrıca kişisel verilerimin, aydınlatma metninde belirtilen amaçlar dahilinde Kanun’un 8. ve 9. maddesinde belirtilen şartlara uygun olarak, başta UDEF ‘in ilgili insan kaynakları birim personeline ve amirlerine,  UDEF yöneticilerine, ilgili mevzuatta izin verilen gerçek ve tüzel kişilere, başta Sosyal Güvenlik Kurumu olmak üzere gerektiğinde yetkili diğer kamu kurum ve kuruluşlarına, adli ve idari yargı mercilerine, kolluk kuvvetlerine, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan işyeri sağlığı ve güvenliği uzmanları ile işyeri hekimlerine, ücret ve her türlü hak edişlerinizin ödenebilmesi amacıyla ilgili finans kuruluşlarına, bordrolama ve ilgili sistemlerin kurulması gibi insan kaynakları yönetimi ve bilişimi sistemlerinin yürütülmesi amacıyla UDEF ’in iş ilişkisi içerisinde olduğu kurum ve kuruluşlara, özel sağlık sigortası ilişkilerinin kurulması amacıyla UDEF ’in iş ilişkisi içerisinde olduğu sigorta şirketlerine, taşımacılık otoriteleri ve ilgili bakanlığa, dışarıdan eğitim hizmeti alınan danışmanlık şirketlerine, yine UDEF ’in yurtdışı faaliyetleri ve/veya yurtdışından alınan hizmetlerin ifası nedeniyle paylaşımın kaçınılmaz olduğu durumlarda yurtdışına aktarılmasına açık rıza gösterdiğimi kabul ve beyan ederim.