UDEF –
ULUSLARARASI ÖĞRENCİ DERNEKLERİ FEDERASYONU
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI GENEL AYDINLATMA METNİ
2012 yılından bu yana 203 farklı ülkeden yaklaşık 60.000 uluslararası
öğrencinin ihtiyaçları ve sorunları ile ilgilenmekte gösterdiğimiz önem ve
hassasiyeti UDEF – ULUSLARARASI ÖĞRENCİ
DERNEKLERİ FEDERASYONU olarak kişisel verilerin güvenliği
hususunda da göstermektedir.Bu bilinçle, her türlü mecradaki ziyaretçilerimize
ait özel ve genel nitelikli kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin
Korunması Kanunu, Kanun’a bağlı yürürlüğe koyulan ve koyulacak ikincil
düzenlemelere (yönetmelik, tebliğ, genelge) ve bağlayıcı nitelikteki Kişisel
Verileri Koruma Kurul’u tarafından alınmış ve alınacak kararlara uygun olarak
işlenmesine, muhafaza edilmesine ve silinmesine de büyük önem göstermekteyiz.
Bu sorumluluğumuzun bilinci ile Kanun’da tanımlı şekli ile “Veri Sorumlusu”
sıfatıyla, kişisel verilerinizi aşağıda izah edildiği surette ve mevzuat
tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz.
VERİ SORUMLUSUNA İLİŞKİN BİLGİLER
Kanun uyarınca T.C Sivil Toplumla İlişkiler Müdürlüğü- İstanbul 1. Bölge
Müdürlüğü’ne kayıtlı, “Defterdar Mahallesi Fethi Çelebi Caddesi Fethi
Çelebi Çıkmazı No:1 adresinde mukim UDEF-ULUSLARARASI ÖĞRENCİ DERNEKLERİ
FEDERASYONU’’ “Veri Sorumlusu”dur.
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI
203 farklı ülkeden yaklaşık 60.000 uluslararası öğrencinin ihtiyaçları ve
sorunları ile 68 dernek ve 21 gönüllü irtibat aracılığıyla ilgilenen UDEF, gerek kanuni
yükümlülüklerini doğrudan yerine getirirken, gerekse bu yükümlülükler ve
verilen hizmetlerin dolaylı olarak gerektirdiği durumlarda Kişisel verilerin
işlenmesine ihtiyaç duymaktadır. Bu anlamda kişisel verileriniz
UDEF tarafından;
amaçlarıyla Kanun’da belirtilen sınırlar çerçevesinde hukuka, dürüstlük kurallarına uygun ve işbu amaçlarla her daim bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde işlenmektedir.
KİŞİSEL
VERİLERİN AKTARILMASI
Kişisel verileriniz, yukarıda sayılan amaçlar dahilinde, Kanun’un 8. ve
9. maddesinde belirtilen şartlara uygun olarak mevzuatta izin verilen gerçek ve
tüzel kişilere, gerektiğinde yetkili diğer kamu kurum ve kuruluşlarına, adli ve
idari yargı mercilerine, kolluk kuvvetlerine, iş ilişkisi içerisinde olduğumuz
kurum ve kuruluşlara, insani yardım faaliyetleri ile ilgili otoritelere ve
ilgili bakanlığa ve ortak faaliyet yürüttüğü aynı amaca sahip insani yardım
derneklerine, dışarıdan hizmet alınan danışmanlık, teknoloji ve eğitim
şirketlerine aktarılabilmektedir.
KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMA YÖNTEMLERİ VE HUKUKİ
SEBEPLERİ
Kişisel verileriniz; UDEF tarafından yetkilendirilmiş veri işleyen gerçek veya
tüzel kişiler tarafından, e-posta, telefon, internet sitesi, muhtelif
sözleşmeler, kağıt ortamında tutulan formlar ve tutanaklar gibi vasıtalarla
otomatik ve otomatik olmayan yöntemlerle sözlü, yazılı veya elektronik ortamda
toplanmaktadır.
Bu kapsamda;
İlgili Kişi Grubu |
Alınan Kişisel veri |
Bağışçı |
Ad-Soyad, T.C. kimlik numarası, cinsiyet, doğum yılı, telefon numarası, e-posta, adres bilgileri, banka hesap bilgileri, log kayıtları |
Gönüllü |
Ad-Soyad, Kimlik-ehliyet-pasaport bilgileri, cinsiyet, uyruk, doğum yeri, doğum tarihi, telefon numarası, e-posta adresi, adres bilgileri, kan grubu, banka hesap bilgileri, medeni durum, askerlik bilgileri, eğitim bilgisi, log kayıtları, vesikalık fotoğraf, adli sicil kaydı, acil durumlarda iletişime geçilmesi amacıyla irtibat kişisi bilgileri, sağlık bilgileri, sertifikalar, iş tecrübesi |
İhtiyaç Sahibi |
Ad-Soyad, Kimlik-pasaport bilgileri, cinsiyet, uyruk, ana-baba adı, doğum yılı, doğum yeri, medeni durum, eğitim bilgisi, imza, adli sicil kaydı, telefon numarası, e-posta adresi, vesikalık fotoğraf, adres bilgileri, kan grubu, banka hesap bilgileri, acil durumlarda iletişime geçilmesi amacıyla irtibat kişisi bilgileri, sizin ve bakmak yükümlü olunan kişiler hakkında ailenizin nüfus kayıt bilgileri, aile durumunuza ilişkin bilgiler, sağlık bilgileri, adli veya idari makamlardan gelen kaydı gereken evrak |
Tedarikçi Kurum Temsilcisi |
Ad-Soyad, telefon numarası, e-posta adresi, adres bilgileri, vergi numarası, imza, banka bilgileri |
Ziyaretçi |
Ad-Soyad, T.C. kimlik numarası, telefon numarası, e-posta, adres bilgileri, giriş-çıkış bilgileri, güvenlik kayıtları |
tipindeki özel ve genel nitelikli kişisel veriler Kanun’un 5. maddesinin
2/a-c-ç-e-f bentleri ve 6. maddesinin 3. fıkrası uyarınca, temel hak ve
özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla ve UDEF’in meşru menfaatleri hukuki
sebebine dayalı olarak işlenmektedir.
Yukarıda sayılanlar veri tipleri haricinde gönüllülerin dernek ve vakıf
üyeliği, sivil toplum kuruluşlarına ilişkin üyelik bilgileri ve sosyal medya
hesap bilgileri tipindeki genel ve özel nitelikteki kişisel verileriniz
Kanun’un 5/1 ve 6/2 maddeleri kapsamında açık rızanız dâhilinde toplanacak ve
işlenecektir. Bu anlamda tarafınızca imzalanan açık rıza metni, aydınlatma
metninin ayrılmaz bir parçası olacaktır.
VERİ SAHİPLERİNİN KANUN KAPSAMINDAKİ HAKLARI
Dilediğiniz zaman UDEF’e başvurarak kişisel verilerinizin;
Bu
amaçlarla yaptığınız başvurunun ek bir maliyet gerektirmesi durumunda, Kişisel
Verileri Koruma Kurulu tarafından çıkarılan Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve
Esasları Hakkında Tebliğ ile belirlenen ücreti ödemeniz söz konusu olacaktır.
Başvurunuza yazılı cevap verilmesi halinde ilk 10 (on) sayfaya kadar ücret
alınmayacak, 10 (on) sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 TL işlem ücreti alınacaktır.
Başvurunuza verilecek cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında
verilmesi halinde ise, kayıt ortamının maliyeti kadar ücret tarafınıza
yansıtılacaktır.
Başvurunuzda yer alan talepleriniz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve
en geç 30 (otuz) gün içinde sonuçlandırılacaktır.
Kanun kapsamındaki haklarınızdan yararlanmak için başvurularınızı, Türkçe olmak
kaydıyla yazılı olarak UDEF’e iletebilir, detaylı bilgi almak
için Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun internet sayfasını ziyaret edebilirsiniz.
Başvurularınızı;
yöntemlerinden biriyle yapabilirsiniz.
Kişisel
veri sahibi olarak sahip olduğunuz ve yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak
için yapacağınız ve kullanmayı talep ettiğiniz hakka ilişkin açıklamalarınızı
içeren başvuruda; talep ettiğiniz hususun açık ve anlaşılır olması, talep ettiğiniz
konunun şahsınız ile ilgili olması veya başkası adına hareket ediyor iseniz bu
konuda noter tarafından tasdiklenmiş özel vekâletnamenizi ibraz etmeniz
gerekecektir.
Başvurularınızda, ad-soyad, imza, T.C. kimlik numarası, ikamet veya işyeri
adresi, e-posta adresi, telefon ve faks numarası, talep konusu unsurlarının
bulunması “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ” uyarınca
zorunludur. Söz konusu unsurları barındırmayan başvurular UDEF tarafından
reddedilecektir.
UDEF’in işbu aydınlatma metninde Kanun’dan, ikincil düzenlemelerden ve
Kurul kararlarından doğan sebeplerle değişiklik yapma hakkı her zaman saklıdır.
Aydınlatma metninde yapılacak değişiklikler ve güncel metin tarafınıza tebliğ
edildiği tarih itibariyle derhal geçerlilik kazanacaktır.
UDEF ULUSLARARASI ÖĞRENCİ DERNEKLERİ FEDERASYONU
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN GÖNÜLLÜ RIZA BEYANI
Kurumda görünen yerlere asılan ve kurumun internet sitesinde yayınlanan
aydınlatma metnini ve bilgilendirme yazısını okuduğumu, Gönüllü olarak 6698
sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında, kişisel verilerimin;
ULUSLARARASI ÖĞRENCİ DERNEKLERİ FEDERASYONU ( UDEF ) tarafından başta
kanunlardaki esaslar ve yükümlülükler çerçevesinde olmak üzere Aydınlatma
Metninde belirtilen;
Biyometrik fotoğraf, Fotoğraf, Uyruk, Üye olunan STK'lar, Adli Sicil Kaydı
SAĞLIK DURUMU BİLGİLERİ
Düzenli kullanılan ilaçlar, Geçirilen ameliyatlar, Kan grubu bilgileri,
Kullanılan protezler, Sağlık sorunları, Özür ve engel durumu bilgileri
Gibi Kişisel Verilerimin, UDEF ’İn amaç ve yöntemleri ile hukuki sebepler
dâhilinde toplanmasına, kaydedilmesine, işlenmesine, aktarılmasına ve
saklanmasına yönelik bilgilendirildiğimi Aydınlatma metninde belirtilen ilkeler
ve amaçlarla sınırlı kalmak kaydıyla özel nitelikteki kişisel verilerimin UDEF
tarafından toplanmasına, kaydedilmesine, işlenmesine, aktarılmasına ve
saklanmasına açık rıza gösterdiğimi kabul ve beyan ederim.
Ayrıca kişisel verilerimin, aydınlatma metninde belirtilen amaçlar dahilinde
Kanun’un 8. ve 9. maddesinde belirtilen şartlara uygun olarak, başta UDEF ‘in
ilgili insan kaynakları birim personeline ve amirlerine, UDEF
yöneticilerine, ilgili mevzuatta izin verilen gerçek ve tüzel kişilere, başta
Sosyal Güvenlik Kurumu olmak üzere gerektiğinde yetkili diğer kamu kurum ve
kuruluşlarına, adli ve idari yargı mercilerine, kolluk kuvvetlerine, sır
saklama yükümlülüğü altında bulunan işyeri sağlığı ve güvenliği uzmanları ile
işyeri hekimlerine, ücret ve her türlü hak edişlerinizin ödenebilmesi amacıyla
ilgili finans kuruluşlarına, bordrolama ve ilgili sistemlerin kurulması gibi
insan kaynakları yönetimi ve bilişimi sistemlerinin yürütülmesi amacıyla UDEF
’in iş ilişkisi içerisinde olduğu kurum ve kuruluşlara, özel sağlık sigortası
ilişkilerinin kurulması amacıyla UDEF ’in iş ilişkisi içerisinde olduğu sigorta
şirketlerine, taşımacılık otoriteleri ve ilgili bakanlığa, dışarıdan eğitim
hizmeti alınan danışmanlık şirketlerine, yine UDEF ’in yurtdışı faaliyetleri
ve/veya yurtdışından alınan hizmetlerin ifası nedeniyle paylaşımın kaçınılmaz
olduğu durumlarda yurtdışına aktarılmasına açık rıza gösterdiğimi kabul ve
beyan ederim.